Vlastnit elektronický stavební deník přináší mnoho výhod, avšak vyžaduje i pečlivé rozhodování. Abyste byli plně informováni a schopni těžit z vlastnictví tohoto nástroje, připravili jsme pro vás článek, který vám rozhodování usnadní. V článku jsme se zaměřili na tři klíčové oblasti s důrazem na potenciální výzvy a nejlepší postupy.
Vlastník elektronického stavebního deníku
Pokud provozujete firmu, je zřejmé, že mnoho úkolů svěřujete do rukou svých zaměstnanců. Mezi tyto úkoly může spadat i testování elektronických stavebních deníků, což následně usnadní výběr toho správného řešení. V praxi často dochází k tomu, že registraci do aplikace provádí zaměstnanec, který daný online stavební deník zkoumá. To je samozřejmě v pořádku. Nicméně pokud se rozhodnete zakoupit a využívat elektronický stavební deník, je vhodné, aby účet zaregistroval majitel firmy nebo někdo z vyššího vedení.
Tímto opatřením můžete předejít případným potížím v budoucnosti. Při zvážení, že situace mohou nabrat nečekaný směr a majitel účtu disponuje nejvyššími oprávněními v rámci aplikace, si představte scénář, kde majitelem nejste vy, ale libovolný zaměstnanec. V případě konfliktu mezi firmou a daným zaměstnancem, který se vyostří natolik, že dojde k nepříjemnému rozchodu, může v nejhorším případě dojít ke ztrátě přístupu ke stavebním deníkům nebo k jejich smazání. Ačkoliv je pravděpodobné, že situaci lze zachránit a data obnovit, tato procedura bude vyžadovat čas, finanční prostředky a neobjede se bez notné dávky stresu. Je proto nepochybně lepší takovým situacím předejít.
Není podpis jako podpis
Existuje několik variant elektronických podpisů. Při výběru online stavebního deníku je klíčové zvolit takový, který disponuje elektronickým podpisem odpovídajícím váze klasického vlastnoručního podpisu.
Základním typem je tzv. elektronický podpis prostý, což představuje nejjednodušší a nejrozšířenější formu. Patří sem například podepsání jménem a příjmením například v e-mailu. Dalším typem je zaručený elektronický podpis, který vyžaduje splnění konkrétních podmínek (například jasná identifikace podepisující osoby, vytvoření podpisu pomocí speciálních dat určených pro vytvoření elektronických podpisů apod.). I když by se mohlo zdát, že tento druh podpisu lze využít k právním úkonům, pravda to není – tento podpis nezaručuje, kdo je jeho autorem. Uznávaným typem je pak uznávaný elektronický podpis, opírající se o kvalifikovaný certifikát pro elektronické podpisy. Certifikaci provádí autority jako je Česká pošta, eIdentity nebo První certifikační autorita, což zaručuje spojení certifikovaného elektronického podpisu s konkrétní osobou.
Nejvyšší formou elektronického podpisu je kvalifikovaný podpis. Je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy. V rámci online stavebního deníku Buldo je tato vysoce spolehlivá forma podpisu aktivně využívána při podepisování denních záznamů nebo víceprací.
Pro zajištění identity osoby, která v aplikaci Buldo provádí podpisy ve stavebním deníku, jsou přijata preventivní opatření již při registraci do elektronického stavebního deníku. To zahrnuje zadání emailové adresy a telefonního čísla. Kromě toho je implementováno dvoufázové ověření při každém přihlášení do aplikace. Uživatel obdrží ověřovací kód na své mobilní číslo, který je nutné zadat při přihlášení. Tímto způsobem je zajištěna pevná identifikace uživatele, která přispívá k bezpečnosti a spolehlivosti procesu podepisování v rámci stavební dokumentace.
Nastavení práv jednotlivým uživatelům
Stavební deník představuje klíčový nástroj, jehož uživatelskou základnu tvoří široké spektrum osob od zadavatelů až po řemeslníky. Pro optimální efektivitu je nezbytné, aby systém umožňoval diferencovaný přístup a oprávnění v závislosti na potřebách konkrétního uživatele.
U některých uživatelů může být klíčové nejen sledovat obsah stavebního deníku, ale také mít možnost zaznamenávat informace do deníku a pracovat s dalšími dokumenty. V opačném případě mohou být vyžadována pouze čtecí práva, která pouze umožňují do stavebního deníku nahlížet.
V tomto ohledu je klíčové, aby elektronický stavební deník nabízel možnost přesného nastavení práv pro jednotlivé uživatele. Tímto způsobem lze preventivně eliminovat riziko nežádoucího přístupu k citlivým dokumentům nebo zápisům. V naší aplikaci Buldo máte možnost konfigurovat práva pro každého uživatele, což poskytuje flexibilitu a zabezpečuje kontrolu nad přístupem a aktivitami ve stavebním deníku.
Vlastnictví elektronického stavebního deníku je investicí do efektivní a bezpečné správy projektů. Doufáme, že díky našemu článku jste nyní vybaveni znalostmi klíčových oblastí, které přináší mnoho výhod i výzev. Při správném rozhodování, používání bezpečného elektronického podpisu a precizním nastavení práv pro uživatele využijete plný potenciál tohoto nástroje. Pevně věříme, že od teď pro vás bude používání elektronického stavebního deníku přínosné a bez starostí.
